Con este caso de uso se busca establecer la coordinación de las visitas a la compañía, que requiera las diferentes áreas de la empresa, con el objetivo de generar acercamientos y fidelización de clientes y personal nuevo.
| Código | Actividades | Descripción | Responsable | Documentos | Control |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Enviar link para ingreso |
Es el responsable de envió del link del formato "registro de visitantes" para la persona que requiere ingresar a la compañía. |
Colaborador | GOP-FOR-0213 - Registro de ingreso a compañía | Correo electrónico o medio de contacto con el visitante |
| 02 | Diligenciar el formato y anexar documentos |
Es la persona responsable de diligenciar el formato "registro de visitantes" y adjuntar la documentación requerida y vigente para la aprobación del ingreso a la compañía.
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Visitante | GOP-FOR-0213 - Registro de ingreso a compañía | Registro en Condor Suite |
| 03 | Envía link de firma del formato |
Condor Suite automáticamente envía al visitante un correo con el link para generar la firma del registro |
Condor Suite | Bandeja saliente de correo | |
| 04 | Realizar firma |
Es el responsable de firmar el registro una vez que Condor Suite envíe el correo con link de firma para realizar en un dispositivo móvil |
Visitante | Registro firmado en Condor Suite | |
| 05 | Consolidad información en un tablero |
Una vez creado el registro y almacenado, Condor es el responsable de consolidar esta información en un tablero para su visualización. |
Condor Suite | Tablero "seguimiento de registro de visitantes" |
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| 06 | Verificación de documentos |
Es el responsable de verificar los documentos recibidos de las personas que requieren ingreso a la compañía. |
Personal de seguridad | Solicitud aprobada o rechazada | |
| 07 | Notificación de aprobación |
Es el responsable de notificar al visitantes la aprobación o negación con el motivo y los documentos anexar. |
Personal de seguridad | Correo de notificación de aprobación o negación | |
| 08 | Diligencia el formulario registro de visitantes diario |
Es el responsable de diligenciar el formato "registro de visitantes diario" una vez ingrese el visitante a la compañía. |
Personal de seguridad | GOP-FOR-0214 - Registro de ingreso diario de visitantes | Registro en Condor Suite |