El control de información documental es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión de calidad.
| Código | Actividades | Descripción | Responsable | Documentos | Control |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Identificar las necesidades de documentación | Es importante la detección de la creación o modificación de un documento para mantener el mejoramiento continuo del sistema de control de documentos y así mismo del Sistema de gestión de Calidad, adaptando y actualizando la documentación según las necesidades de la empresa. La decisión de elaborar un documento para el Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo se toma en función de el decreto 1072 de 2015. La creación o modificación de documentos se realiza al detectarse la necesidad por medio de solicitudes de mejoramiento u observación directa de la necesidad. En el Comité Gerencial se evalúa si la falta de este documento puede afectar negativamente a la seguridad y salud en el trabajo. |
Cualquier persona de la organización | No requiere | |
| 02 | Solicitar la creación, modificación y/o anulación de la documentación | Tras identificarse la necesidad de crear, anular o modificar un documento, se comunica por medio de la solicitud, generando un registro que llevaŕa acabo un análisis por parte del Comité Gerencial, lo anterior para realizar la gestión de documentos por medio del procedimiento implementado en la institución y de esta manera prevenir el uso no intencionado de documentación obsoleta. | Cualquier persona en la organización | GCL-FOR-0033 - Solicitud creación y cambio de Documentos | Registros que se realicen con las solicitudes |
| 03 | Análisis solicitud de creación | La solicitud tendrá análisis por parte del Comité Gerencial, cuando se haya definido la respuesta se comunicará al colaborador que presentó la solicitud. | Gerente General | ADM-FOR-0017 - Acta de Reunión | Se diligencia acta de reunión en Condor Suite |
| 04 | Comunicar respuesta al colaborador | Después de realizar el cómite y analizar la solicitud, se debe comunicar al colaborador que realizó la solicitud la respuesta, esto lo hace el Gerente General. | Gerente General | Actividad para la elaboracion, modificacion o eliminacion del documento | |
| 05 | Gestión del documento | Realizar la respectiva elaboración, modificación o eliminación del documento | Personal a cargo | Documentos a controlar | |
| 06 | Normalizacion | Si el documento no existe es necesario crear la codificación y normalizacion en el SG | Responsable del SG | Documento creado en el modulo de Documentos Controlados de Condor Suite | |
| 07 | Aprobación del documento | Realizar el proceso de revisión y aprobación para poner disponible el documento para la organización | Personal a seleccionado para la aprobación | Revisión en Condor Suite | |
| 08 | Socializar cambios | Después de la aprobación de la solicitud la persona encargada debe socializar los cambios, la eliminación o creación del documento. | Personal a cargo |