Uno de los tantos ejemplos que ponemos de referencia, es la solicitud de viáticos, este procedimiento puede ser muy útil teniendo en cuenta eso gastos que se pueden controlar.
Encontramos como inicio al procedimiento, el colaborador enviando el presupuesto y termina en tesorería con el ajuste contable.
| Código | Actividades | Descripción | Responsable | Documentos | Control |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Presupuesto |
El colaborador crea un presupuesto en Condor Suite, con toda la información necesaria como: El motivo, el tiempo que se demora, costos de transporte, alimentación y alojamiento en el caso que sea necesario |
Colaborador | AFN-FOR-0167 - Solicitud de viáticos | Registro diligenciado en Condor |
| 02 | Aprobación |
El financiero revisa el registro y confirma si es viable o no la solicitud de viáticos confirmando que la información registrada sea verídica y completa |
Financiero | Aprobación a través de la asignación de análisis en el registro del responsable encargado | |
| 03 | Gira anticipo |
Cuando es aprobado el presupuesto, se le envía la autorización al tesorero, para que a la vez gire un anticipo con respecto a los valores suministrados al llenar el formato |
Tesorero | Se registra el anticipo en el formato de solicitud de viáticos | |
| 04 | Ejecuta gastos de viaje |
El colaborador al recibir el anticipo del viaje, procede a realizar lo acordado con el presupuesto, al realizar la visita o reunión tomando en cuenta los gastos que se ejecutan con los recibos que se necesiten como soportes |
Colaborador | Registrar soportes de viaje en Condor Suite | |
| 05 | Radica soportes de gastos |
Al tener todos los soportes de gastos como recibos, facturas, ordenes de pago y otros que se puede confirmar como gastos por la visita se procede a la radicación de los mismos |
Colaborador | AFN-FOR-0168 - Soportes de viáticos | Los soportes son mas recomendados en formato digital ya que son necesarios incluirlos en el formato |
| 06 | Contabilizar |
El tesorero procede a revisar todos los soportes cargados en el formato "soportes viáticos" y empieza a contabilizar toda la información necesaria para proceder al siguiente proceso |
Tesorero | Comprobantes en el sistema contable | |
| 07 | Ajuste contable |
Se realiza un ajuste para confirmar si hay faltantes para quedar al día en los viáticos |
Tesorero | Al validar los soportes se confirma si faltaría dinero para entregar y si es lo contrario, pero se realiza con el programa contable que tenga la empresa |