Este caso de uso es un claro ejemplo de la importancia de tener controlado todos los gastos que se llevan dentro de una compañía, desde la solicitud de compra, hasta la aprobación y generación de orden de compra.
| Código | Actividades | Descripcion | Responsable | Documentos | Control |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Genera solicitud de compra |
El coordinador de proceso gestiona la solicitud de compra por medio de un formato en Condor Suite |
Coordinador de proceso | CMP-FOR-0159 - Solicitud de compra producto o servicio | Registro en Condor Suite |
| 02 | ¿Proveedor existente? |
Se realiza la validación de existencia del proveedor seleccionado |
Compras | Proveedor creado en Condor Suite | |
| 03 | Selección proveedor |
De no tener un proveedor seleccionado y registrado en Condor Suite se requiere realizar una selección de proveedor |
Compras | CMP-PRC-0064 - Selección de Proveedores | Ejecución del procedimiento |
| 04 | ¿Aprueba solicitud? |
Por medio de gestión de asignación de análisis informa al coordinador de compra la aprobación o negación de la solicitud |
Compras | Asignación de análisis registrada en Condor Suite | |
| 05 | Notifica coordinador |
De ser negada la solicitud se informa |
Compras | Notificación de correo por medio de alerta automática enviada por Condor Suite | |
| 06 | Solicita cotización |
Se solicita cotización por medio de contacto con el proveedor |
Compras | Correo electrónico | |
| 07 | Envía cotización |
Responde correo con la cotización al área de compras |
Proveedor | Correo electrónico | |
| 08 | Genera orden de compra |
Genera la orden de compra para ser enviada al proveedor |
Compras | CMP-FOR-0211 - Orden de compra producto o servicio | Registro en Condor Suite |
| 09 | Autoriza la factura |
Gestiona asignación de análisis con la aprobación de la factura |
Compras | CMP-FOR-0211 - Orden de compra producto o servicio | Gestión de asignación de análisis en Condor Suite |
| 10 | Envía factura |
Por medio del registro generado por el área de compras adjunta la factura y la envía |
Proveedor | CMP-FOR-0211 - Orden de compra producto o servicio | Registro en Condor Suite |
| 11 | Contabiliza |
El área de contabilidad contabiliza la compra en su sistema contable |
Contabilidad | Comprobante contable |