Este es uno de los ejemplos que podemos considerar como una referencia para su compañía
| Codigo | Actividades | Descripcion | Responsable | Documentos | Control |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Preparación de documentos |
Para realizar la digitalización se reconoce de manera minuciosa cada archivo para delimitar su nivel de cuidado en temas legales y de manejo durante el procedimiento. |
Director de recursos humanos | Se eliminan sobres, se extraen documentos de carpetas, se expurga la documentación anexa, se eliminan grapas y demás elementos, se clasifica por tipología documental, se establecen lotes de trabajo. | |
| 02 | Metodología para digitalizar |
En este paso se empieza a estructurar el orden del archivo documental por medio de una indización. Es decir, se establece y plantea el contenido temático de la información, lo cual permite la creación de índices. Esto se convertirá en una gran base para la búsqueda y acceso a la información, una vez haya sido digitalizada. |
Digitalizador | ||
| 03 | Digitalización |
En este punto se lleva a cabo la digitalización de los documentos ya sea por medio de escáner o tecnología fotoeléctrica. Todo depende de las necesidades y de las exigencias de la calidad del documento y su información, que pueden ser:
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Digitalizador | GRH-FOR-0174 - Digitalización de documentos en gestión humana | De esta manera, la digitalización de documentos se lleva a cabo de una manera cuidadosa y enfática, todo en pro de la calidad y del control de la información por parte del usuario, así como su consulta remota o local, su revisión constante y su correcta administración. |
| 04 | Cargue de Documentos a Condor |
Se debe realizar el cargue y relación de los documentos escaneados https://atsgestion.net/procedimiento-digitalizacion-documentos/ |
Digitalizador | Relación de los documentos en Condor | |
| 05 | Verificación de documentos |
En esta actividad encontramos disponible los documentos escaneados para ser revisados por talento humano y se verifica que la información escaneada coincida con lo que esta en el formato |
Talento Humano | Se procede a la revisión de los documentos digitalizados con base a la ley de archivo |