Este caso de uso es un claro ejemplo de la importancia de tener controlado toda la formalización de un evento llevando así un control con respeto a la legalización y las autorizaciones del proceso.
| Código | Actividades | Descripción | Responsable | Documentos | Control |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Aceptación de propuesta |
El cliente acepta la propuesta para realizar el evento |
Cliente | ||
| 02 | Creación y/o modificación de contrato |
En el formato de contratos de eventos se diligencia todo lo relacionado al acuerdo que se estableció con el cliente |
Ventas | GPE-FOR-0179 - Formalización de eventos | Se diligencia a través del formato que se encuentra en Condor suite |
| 03 | Aprobación |
La aprobación del contrato depende de que el director de ventas, el departamento financiero y el gerente revisan minuciosamente y así se valida si es necesario hacer alguna modificación |
Director ventas, Departamento financiero, Gerente | La información se encuentra disponible en condor | |
| 04 | Firma de contrato |
El cliente al confirmar que el contrato se encuentra listo se procede a la firma electrónica |
Cliente | La firma electrónica se puede diligenciar y guardar en condor suite | |
| 05 | Copia de contrato |
Se envía copia de el contrato para que tengan un soporte a los correos electrónicos de los interesados |
Director ventas, Departamento financiero | Condor Suite puede enviar copia a los correos de la áreas | |
| 06 | Solicitud de servicio para logística |
El área de ventas procede a hacer la solicitud a logística empiece a analizar y realizar el evento según lo contratado |
Ventas |