Vamos a dar como ejemplo la referencia de un acta de reunión en el proceso que se puede manejar en su compañía:
| Codigo | Actividades | Descripcion | Responsable | Documentos | Control |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Citación a reunión |
En esta actividad encontramos que el organizador de la reunión convoca a los participantes para la asistencia |
Organizador | ADM-FOR-0017 - Acta de Reunion | Correo con la citación a la reunión |
| 02 | Creación de acta |
La creación del acta se realiza minutos antes al inicio de la reunión, solo se necesita minutos, incuso segundos para que cada participante le llegue la información |
Organizador | Se crea acta con su número de registro | |
| 03 | Notifica a los participantes |
En esta ocación vemos que Condor Suite con los parámetros de los correos electrónicos que se le agrego, envía la notificación del acta con numero de registro para que cada participante lo visualice |
Condor Suite | El numero de registro del acta | |
| 04 | Diligencia y/o modificar acta |
A medida que se lleva a cabo la reunión, el organizador diligencia y/o modifica el acta teniendo en cuenta lo establecido durante dicha reunión |
Organizador | El acta con su registro y guardando consecutivamente | |
| 05 | Revisión de acta |
En esta actividad, cada uno de los participantes a la reunión pueden visualizar y hacer sugerencias de lo que falta o no en el acta, esto solo se puede realizar mientras el registro no este cerrado |
Participantes | El registro almacenado con anterioridad | |
| 06 | Cierre de acta y configuración de firmas |
Al ser confirmado, que los participantes han suministrado el visto bueno del acta, se procede al cierre de esta y configura las firmas de todos los participantes a la reunión |
Organizador | Registro cerrado | |
| 07 | Firma |
Los participantes firman el acta para dar así con la finalidad a la reunión |
Participantes | Se guardan las firmas agregadas, al registro del acta en Condor Suite | |
| 08 | Almacenamiento y posterior consulta |
El almacenamiento se hace a través de Cordor Suite, con la posibilidad de ser consultada con facilidad |
Condor Suite | Se almacena y se consulta en Condor Suite |